NAI arbitrageplatform | handleiding

1. Inloggen

1.1 Eerste keer inloggen

A. Installeer de Microsoft Authenticator op je mobiele telefoon.

Deze app zal je later moeten gebruiken voor de tweefactor authenticatie waar het NAI arbitrageplatform gebruik van maakt. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat informatie van de procedure goed is beveiligd. Je kan er ook voor kiezen om een andere authenticator app te gebruiken.

Apple iOS. Ga naar de App Store op je iPhone en download en installeer de Microsoft Authenticator app . Een handleiding is hier te vinden.
Google Android.  Ga naar de Google Play store en download en installeer de Microsoft Authenticator app. Een handleiding is hier te vinden.

B. Activeer je account

Je ontvangt een mail van het platform (noreply-platform@highq.com) met een uitnodiging om deel te nemen aan een site van een NAI procedure.
Klik op “Please click here to activate your account.”

C. Stel een wachtwoord in

Voer in het volgende scherm een nieuw wachtwoord in.
Het NAI adviseert een sterk wachtwoord of wachtzin te kiezen met ten minste 16 tekens.

Voer nogmaals het wachtwoord in.

Lees de “Terms of Use”
Zet een vinkje als u daarmee instemt.

Klik vervolgens op “Set password.

D. Verifieer uw e-mailadres

U ontvangt een e-mail met daarin een verificatiecode.

Voer de verificatiecode in en klik op “Verify pascode”

Let op dat u deze code binnen 5 minuten na ontvangst
van de e-mail dient in te vullen.

E. Voeg HighQ toe aan de Microsoft Authenticator app

Om HighQ (de dienst waarop het NAI arbitrageplatform draait) toe te voegen aan je authenticator app moet je de QR code scannen via de app.

Met de Microsoft Authenticator-app kan dit als volgt:

  • Open de Microsoft Authenticator-app, selecteer Account toevoegen in het pictogram Aanpassen en beheren in de rechterbovenhoek en selecteer vervolgens Werk- of schoolaccount.
  • Scan de QR code op het scherm met de Microsoft Authenticator-app.

    HighQ (platform) wordt toegevoegd aan je authenticator app en om de 30 seconden wordt een nieuwe zescijferige code gegenereerd.

F. Voer de code uit de Authenticator app in op de website en klik op “Verify passcode”

Het scherm toont nu een aantal backup codes die je nodig hebt wanneer je het toestel waarop de Authenticator is geïnstalleerd verliest of wordt gestolen. Sla deze codes op een veilige plek.

NB: Het NAI kan – als systeembeheerder van het NAI platform – daarnaast per account de twee-factor authenticatie resetten (zie hierna onder 1.2 Hulp bij inloggen).

Klik op “Continue”

G. Profielpagina

De eerste keer dat je inlogt krijg je jouw profielpagina op het NAI arbitrageplatform te zien. Je kunt hier je contactgegevens invullen en een profielfoto instellen.

Klik op “Save”

H. Je gaat vervolgens naar de site waarvoor je bent uitgenodigd.

1.2 Hulp bij inloggen

Indien er lange tijd niet ingelogd is of het wachtwoord meermaals verkeerd in ingevuld moet het wachtwoord gereset worden.

1.2.1 Wachtwoord resetten

Klik op de hoofdpagina op reset password. Vul hierna het emailadres in.

Je ontvangt een email met een link waarmee het wachtwoord gereset kan worden.

Klik op de link in de email om het wachtwoord te resetten. Hierna gaat de login regulier verder.

1.2.2 2FA resetten

Het kan voorkomen dat de 2FA niet meer werkt. Dit kan o.a. komen door een verloren mobiel of een technische fout. Het kan gemakkelijk opgelost worden door het invoeren van de backup codes in te voeren. Deze codes heb je bij het activeren van 2FA ontvangen. Zie hieronder een voorbeeld. Indien je de codes niet meer hebt dan kan de 2FA gereset worden door een mail te sturen aan platform@nai.nl. Nadat de 2FA is gereset gaat het opnieuw instellen op reguliere wijze.

2. Homepage en het digitale dossier

Elke zaak heeft een eigen (web)site waarop de betrokkenen bij een arbitrage informatie kunnen uitwisselen en kunnen samenwerken.

Op de homepage treft u een samenvatting en een overzicht van de recente gebeurtenissen van de procedure.

Via de grijze knoppenbalk komt u terecht bij de verschillende onderdelen van de site. De blauwe knoppenbalk bevat links naar deze handleiding en de NAI website.

Documenten en correspondentie

De (vertegenwoordigers van) partijen, het NAI en het scheidsgerecht slaan op deze plek de documenten en correspondentie op (o.a. processtukken, briefcorrespondentie, e-mails en vonnissen). Zo hebben alle betrokkenen toegang tot hetzelfde procesdossier. De mappen- en rechtenstructuur is als volgt:

1. Correspondentie. In deze map kunnen alle betrokkenen correspondentie uploaden, inzien en downloaden. De betrokkenen kunnen geen correspondentie verwijderen of updaten. Daarnaast worden op deze plek alle e-mails opgeslagen die worden gestuurd naar het emailadres van de site (welke zichtbaar is op de startpage). 

2. Processtukken. In deze map kunnen eiser en verweerder processtukken (exclusief producties) uploaden. Eiser en verweerder kunnen de procestukken niet updaten of verwijderen. De betrokkenen kunnen de documenten inzien en downloaden. 

  • Producties eiser. In deze map kan alleen eiser documenten uploaden (niet verwijderen). Alle betrokkenen kunnen de documenten inzien en downloaden.  
  • Producties verweerder. In deze map kan alleen verweerder documenten uploaden (niet verwijderen). Alle betrokkenen kunnen de documenten inzien en downloaden.

Voor het uploaden van een mappenstructuur kunt u contact opnemen met het NAI. 

3. Beslissingen. In deze map kunnen alleen arbiters documenten uploaden. Alle betrokkenen kunnen de documenten inzien en downloaden. Tevens kunnen arbiters in deze map nieuwe mappen aanmaken en documenten updaten en verwijderen. 

Van alle handelingen op de site wordt een audittrail bijgehouden. Het NAI kan deze informatie inzien en in zeer bijzondere gevallen verstrekken. 

Procedureel tijdschema

De belangrijke data van de arbitrage worden op deze kalender weergegeven. Het NAI secretariaat zal de data van het procedureel tijdschema toevoegen en aanpassen.

Betrokkenen

Bevat een overzicht van de personen die toegang hebben tot deze site en tot welke type gebruiker zij behoren (eiser, verweerder, scheidsgerecht of NAI). 

3. Een zaak aanhangig maken

NAI arbitrage wordt geïnitieerd door het indienen van een arbitrageaanvraag. Een arbitrageaanvraag kan hier worden ingediend (en uiteraard ook nog steeds per e-mail). U wordt verzocht om (i) de aanvraag en (ii) de arbitrageovereenkomst als PDF-documenten te uploaden. Voor het indienen van de aanvraag kunt u ook het NAI arbitrageaanvraag PDF-formulier (hier) gebruiken. De aanvraag moet voldoen aan de eisen van artikel 7 lid 2 van het NAI Arbitragereglement 2015. Artikel 36 van het NAI Arbitragereglement bevat aanvullende eisen voor een kort geding arbitrageaanvraag. Vermeld in alle gevallen het geldelijk belang van de vorderingen, omdat het NAI een schatting daarvan nodig heeft voor de vaststelling van de verschuldigde NAI administratiekosten.  

4. Uploaden van stukken

Ga naar Documents and correspondence en klik op de map waarin u een stuk wilt uploaden. Klik vervolgens op upload. U kunt een stuk of een map met stukken uploaden door te zoeken op uw computer (Browse) of de stukken naar deze map te slepen.

4.1 Processtukken uploaden en notificatie versturen

Ga naar Documents and correspondence en klik op de map Processtukken. Klik vervolgens op upload. Een processtuk kunt u uploaden in de hoofdmap, de producties kunt u uploaden in de map Producties eiser of Producties verweerder. U kunt een stuk of een map met stukken uploaden door te zoeken op uw computer (Browse) of de stukken naar deze map te slepen. Bij het uploaden van een processtuk dient u een notificatie aan alle betrokkenen in de arbitrage te zenden. U doet dit door op het belletje te klikken en dan ‘Send to all users with access‘ te selecteren.

4.2 E-mail

Om een e-mail te filen in de map correspondentie dient u e-mails altijd aan het voor de zaak specifieke site e-mailadres te sturen. U vindt het site e-mailadres op de overview pagina van de zaak onder short summary en details. Omdat alle e-mails worden gecontroleerd op virussen staat de verzonden e-mail niet direct in de map correspondentie. Uploaden per email kan uitsluitend worden gedaan door geregistreerde e-mailadressen.

5. Persoonlijke notificaties beheren

Er zijn twee soorten persoonlijke notificaties.:

  • Site email notificaties zijn de notificaties voor updates en nieuw geplaatste stukken op de site van de NAI procedure. De gebruiker kan kiezen hoe vaak hij de notificaties wil ontvangen. Standaard is ingesteld dat de gebruiker onmiddellijk een notificatie per e-mail ontvangt. Daarnaast is het mogelijk om een samenvatting van de de notificaties dagelijks of wekelijks te ontvangen.
  • System notificaties zijn de meldingen over acties die plaatsvinden op het platform op inhoud waarbij de gebruiker is geassocieerd. System notificaties zijn minder relevant voor NAI procedures omdat op het NAI arbitrageplatform slechts gebruik wordt gemaakt van een aantal functionaliteiten (om de gebruikersinterface zo simpel en duidelijk mogelijk te houden).

Klik op het belletje-icoon rechtsboven aan de pagina en klik vervolgens op settings. Middels het zetten van vinkjes kunt u aangeven op welke manier en wanneer u systeemnotificaties wenst te ontvangen.

Wanneer een andere partij documenten toevoegt aan een site krijgt u daar een notificatie van. Zo kunt u gemakkelijk de ontwikkelingen binnen de zaak bijhouden. Instellingen voor de notificaties kunt u aanpassen door op ‘site email alerts’ aan te klikken en daar uw voorkeuren aan te vinken.