NAI Mediationreglement

ingaande 1 januari 2017

NEDERLANDS ARBITRAGE INSTITUUT

MEDIATIONREGLEMENT

ingaande 1 januari 2017

Artikel 1 | Toepasselijkheid

Dit reglement is toepasselijk op bij het secretariaat van het NAI (hierna ook: ‘het secretariaat’) ingediende aanvragen tot mediation en de behandeling daarvan.

Artikel 2 | Mediation

1. Onder mediation wordt verstaan een procedure waarin twee of meer partijen bij een geschil zich  inspannen  om  op  vrijwillige basis met de hulp van een mediator hun geschil op te lossen.

2. Onder NAI-mediation wordt verstaan: mediation volgens dit reglement.

Artikel 3 | Aanvraag

1. Elke NAI-mediation wordt voorafgegaan door een aanvraag die bij het secretariaat wordt ingediend.

2. Een aanvraag kan door alle bij een geschil betrokken partijen tezamen of door één of meer van hen worden ingediend.

3. Elke aanvraag bevat ten minste de volgende gegevens:

(a) een korte omschrijving van het onderwerp van het geschil;

(b) de naam, het adres, de woonplaats, het telefoonnummer, het e-mailadres en in voorkomend geval het btw-nummer van ieder van de betrokken partijen; en

(c) een korte omschrijving van de op te lossen geschilpunten en de daarbij betrokken wederzijdse belangen van de betrokken partijen.

4. Indien een aanvraag niet door alle betrokken partijen gezamenlijk is ingediend, stuurt het secretariaat afschriften daarvan door aan de andere betrokken partij of partijen met het verzoek binnen veertien dagen schriftelijk aan het secretariaat mede te delen bereid te zijn een overeenkomst te sluiten strekkende tot de oplossing van het aangemelde geschil door middel van mediation volgens dit reglement.

5. Indien de andere betrokken partij of partijen te kennen geven niet bereid te zijn een overeenkomst zoals genoemd in artikel 3(4) te sluiten draagt het secretariaat zorg voor de kennisgeving aan de overige partijen hieromtrent.

6. Het secretariaat is bevoegd van de aanvrager en de andere partijen te verlangen dat zij van de bij het secretariaat ingediende stukken vertalingen ter beschikking zullen stellen in een door het secretariaat op te geven taal.

Artikel 4 | Benoeming van de mediator

1. Zodra alle betrokken partijen hebben meegedeeld akkoord te gaan met de oplossing van hun geschil door middel van NAI-mediation en de administratiekosten als vastgesteld conform artikel 9(2) voldaan zijn, vindt de benoeming van de mediator plaats.
2. Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen wordt de mediator door hen gezamenlijk benoemd. De partijen doen van die benoeming dadelijk mededeling aan het secretariaat, dat vervolgens de benoeming en de daarop toepasselijke voor-waarden aan de mediator bevestigt met afschrift daarvan aan de betrokken partijen.
3. Blijkt een benoeming in de zin van artikel 4(2) binnen een termijn van veertien dagen na de ontvangst door het secretariaat van de gezamenlijke aanvraag dan wel na ontvangst door het secretariaat van de mededeling of mededelingen als bedoeld in artikel 3(4) binnen de in dat artikel gestelde termijn niet mogelijk, dan kunnen de partijen het secretariaat vragen de mediator te benoemen. In dat geval wordt de volgende procedure toegepast:

(a) het secretariaat stuurt aan ieder van de partijen een lijst met drie namen van personen die voor benoeming in aanmerking komen met het verzoek aan elk der partijen binnen twee weken na ontvangst van die lijst mede te delen wie van de op de lijst genoemde personen zij niet als mediator aanvaardt; vervolgens benoemt het secretariaat uit de resterende personen een mediator;

(b) indien blijkt dat geen van de op de lijst genoemde personen door alle partijen als mediator wordt aanvaard, dan wordt de onder (a) vermelde procedure herhaald;

(c) indien vervolgens opnieuw blijkt dat geen van de op de lijst genoemde personen door alle partijen als mediator wordt aanvaard, dan benoemt het secretariaat tot mediator een persoon die niet voorkomt op een van de hiervoor genoemde lijsten.

4. Bij het opstellen van de lijst bedoeld in artikel 4(3) sub (a) houdt het secretariaat rekening met de gerechtvaardigde wensen van de partijen. Op de lijst worden bij voorkeur MfN-geregistreerde mediators geplaatst.

5. Indien alle partijen dat wensen kunnen twee of meer mediators benoemd worden. In dergelijke gevallen is het bepaalde in het tweede, het derde en het vierde lid van dit artikel 4 op de benoeming van elk van de mediators van overeenkomstige toepassing.
6. Waar in onderstaande bepalingen melding wordt gemaakt van de mediator wordt daaronder mede begrepen een panel van mediators.

Artikel 5 | De mediationovereenkomst; het begin van de mediation

1. Nadat de mediator is benoemd en het in artikel 9 hierna bedoelde depot is vastgesteld en betaald, zal door het secretariaat op zo kort mogelijke termijn een bijeenkomst belegd worden tussen de mediator en de partijen, welke bijeenkomst ertoe dient dat tussen de mediator en elk der partijen een overeenkomst van opdracht wordt vastgesteld (de mediationovereenkomst), die er in voorziet dat de mediator de NAI-mediation zal gaan leiden. De mediationovereenkomst wordt getekend tijdens die bijeenkomst.
2. Door ondertekening van de mediationovereenkomst begint de mediation.
3. Direct na de bijeenkomst deelt de mediator aan het secretariaat mee of de mediationovereenkomst tot stand is gekomen. Wanneer de overeenkomst tot stand is gekomen zendt de mediator daarvan een afschrift aan het secretariaat.
4. Indien de mediationovereenkomst niet tijdens de in artikel 5(1) bedoelde bijeenkomst is getekend en er daarom geen mediationovereenkomst tot stand is gekomen, zal het secretariaat de partijen en de mediator bevestigen dat de aanvraag niet tot een mediation kan leiden.

Artikel 6 | De toepasselijke procedureregels

1. De toepasselijke procedureregels worden door de mediator in overleg met de partijen gedurende de in artikel 5(1) genoemde bijeenkomst en daarna vastgesteld. Zij worden schriftelijk vastgelegd in de in artikel 5(1) bedoelde overeenkomst en in (schriftelijke) mededelingen van de mediator aan de partijen.

2. Het is de partijen toegestaan zich tijdens de mediation door raadslieden, experts en andere adviseurs te laten bijstaan, alles na voorafgaande mededeling aan de mediator en de overige partij of partijen en mits ieder van dezen schriftelijk aan de mediator en aan het secretariaat heeft bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan dit reglement te houden en in het bijzonder aan de in artikel 10 neergelegde bepalingen inzake de geheimhouding.
3. Tenzij een van de partijen daartegen uiterlijk op het moment van ondertekening van de mediationovereenkomst bezwaar maakt, is het de mediator toegestaan zich tijdens de mediation door een secretaris te laten bijstaan, mits deze schriftelijk aan de mediator en aan het secretariaat heeft bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan dit reglement te houden en in het bijzonder aan de in artikel 10 neergelegde bepalingen inzake de geheimhouding.
4. Het is de mediator toegestaan met elk der partijen afzonderlijk te spreken, of te corresponderen, of zich door één of meer der partijen op andere wijze te doen informeren, dit alles nadat het voorstel daartoe is besproken met alle partijen en die daarmee ingestemd hebben.
5. De partijen zullen tussen hen lopende procedures schorsen en geschorst houden en geen nieuwe procedures beginnen tenzij schorsing mocht leiden tot het voltooien van een wettelijke verjarings- of vervaltermijn, een nieuwe procedure noodzakelijk is ter voorkoming daarvan of als zij gezamenlijk in aanwezigheid van de mediator anders besluiten.
6. Indien de partijen een lopende mediation geheel of gedeeltelijk willen beëindigen om hun geschil of een deel daarvan vervolgens door arbitrage of bindend advies te laten beslechten, is het de mediator niet toegestaan in zodanige arbitrageprocedure of bindendadviesprocedure als arbiter, bindend adviseur of secretaris op te treden, tenzij alle partijen uitdrukkelijk instemmen met het beoogde optreden van de mediator in de arbitrageprocedure of bindendadviesprocedure, onverminderd het in artikel 8 bepaalde.

7. De mediator houdt het secretariaat gevraagd en ongevraagd op de hoogte van de voortgang van de mediation. Het secretariaat ziet toe op een voortvarend verloop van de mediation.
8. De taal van de mediation wordt door de partijen en de mediator overeengekomen. Is die taal een taal die op het secretariaat niet begrepen wordt, dan kan het secretariaat verlangen dat van één of meer in het kader van de mediation aan het secretariaat ter beschikking gestelde documenten vertalingen worden verstrekt in een door het secretariaat op te geven taal.

Artikel 7 | Het einde van de mediation

1. De mediation eindigt op één der volgende wijzen

a) door ondertekening van een vaststellingsovereenkomst, gevolgd door een mededeling daarvan door de mediator aan het secretariaat;

(b) doordat de mediator schriftelijk afschrift aan het secretariaat, te
aan de kennen zonder partijen, met geeft dat de mediation geëindigd is dat een vaststellingsovereenkomst gesloten is; of

(c) doordat één der partijen de mediationovereenkomstschriftelijk opzegt aan de andere partij(en) en aan de mediator, met afschrift aan het secretariaat.

2. Het secretariaat bevestigt de beëindiging van de mediation aan de partijen en aan de mediator.
3. Aan het einde van de mediation worden de kosten en het honorarium van de mediator door het secretariaat vastgesteld en zo veel mogelijk met het volgens artikel 9(5) gestelde depot verrekend. Beëindiging van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de partijen onder de mediationovereenkomst onverlet.

Artikel 8 | Arbitraal vonnis

De partijen en de mediator kunnen overeenkomen dat de in artikel 7(1) sub (a) genoemde vaststellingsovereenkomst vastgelegd zal worden in een arbitraal schikkingsvonnis, in de zin van artikel 1069 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en met inachtneming van artikel 50 van het Arbitragereglement van het NAI. De overeenkomst die daartoe strekt zal tevens gelden als overeenkomst tot arbitrage, mede inhoudende de benoeming van de mediator of van een oneven aantal leden van een panel van mediators tot arbiter(s), terwijl Rotterdam geldt als plaats van arbitrage.

Artikel 9 | De kosten

1. De aan de mediation verbonden kosten bestaan uit (i) de administratiekosten van het NAI en (ii) de kosten en het honorarium van de mediator. Tenzij anders overeengekomen, komen de kosten van overeenkomstig artikel 6(2) door of voor een partij ingeschakelde raadslieden, experts en andere adviseurs voor rekening van die partij.
2. De administratiekosten worden door het secretariaat vastgesteld nadat de aanvraag is ingediend. De vaststelling van de administratiekosten geschiedt op basis van de schaal die als Appendix bij dit reglement is opgenomen en die van dit reglement deel uitmaakt. Indien de administratiekosten niet kunnen worden berekend op grond van deze schaal beslist het secretariaat.
3. Is de aanvraag door alle betrokken partijen gezamenlijk ingediend dan worden de administratiekosten, zonodig met inachtneming van ieders aandeel, aan de aanvragende partij of partijen in rekening gebracht. Is de aanvraag niet door alle betrokken partijen ingediend, dan stelt het secretariaat het door de aanvrager of aanvragers te betalen gedeelte van de administratiekosten vast en brengt dat aan hem of hen, zonodig met inachtneming van ieders aandeel, in rekening. Het restant wordt aan de overige betrokkene(n) in rekening gebracht, nadat van hem of hen een mededeling is ontvangen als bedoeld in artikel 3(4). Restitutie van geheel of gedeeltelijk betaalde administratiekosten vindt niet plaats.
4. Zolang de administratiekosten, hoewel opeisbaar verschuldigd, nog niet geheel voldaan zijn schort het secretariaat de uitvoering van zijn taken op. Indien na een tweede aanmaning door het secretariaat de door een partij verschuldigde administratiekosten niet binnen veertien dagen door het NAI zijn ontvangen, vindt de mediation geen doorgang, tenzij de verschuldigde administratiekosten door de andere partij of partijen worden voldaan.
5. Zodra de mediator(s) benoemd is of zijn, stelt het secretariaat, onder vaststelling van ieders aandeel, het bedrag vast (het depot), dat door de partijen aan het secretariaat ter beschikking moet worden gesteld tot zekerheid van de betaling van het door de mediator in rekening te brengen honorarium en van zijn kosten. Over een gesteld depot wordt geen rente vergoed. Eventuele negatieve rente kan door het NAI ten laste van het depot worden verrekend. Indien na een tweede aanmaning door het secretariaat het door een partij te storten depot niet binnen veertien dagen door het NAI is ontvangen, wordt deze partij geacht de mediationovereenkomst te hebben opgezegd conform artikel 7(1) sub (c).

6. Het secretariaat is te allen tijde, al dan niet op verzoek van de mediator, gerechtigd een aanvullend depot te vragen van één of meer der partijen.

Artikel 10 | Geheimhouding

De partijen, de mediator, het secretariaat en alle uit hoofde van dit reglement bij de mediation betrokkenen, zijn gehouden tot geheimhouding van alle met het oog op en ter bespreking in de mediation geopenbaarde, gewisselde of anderszins bekend gemaakte stukken en van al hetgeen hun in het kader van de mediation overigens op welke wijze ook is gebleken. In het bijzonder zijn zij niet gerechtigd om het hun in het kader van de mediation geblekene in of buiten rechte als bewijs aan te voeren en om bij de mediation betrokkenen als getuige ter zake te horen of te doen horen, behoudens voor zover:

(a) de betrokken informatie ook anders dan in het kader van de mediation bij de geadresseerden van deze bepaling bekend was;

(b) alle partijen instemmen met de openbaring van hetgeen in het kader van de mediation gebleken is;

(c) het ter bespreking in de mediation ingebrachte bewijsmiddelen betreft, die zonder de mediation in een procedure bij de rechter of in arbitrage ook aan de rechter of de arbiter zouden zijn overgelegd;

(d) het gaat om informatie over (dreigende) misdrijven waarvoor een wettelijke meldplicht bestaat;

(e) de informatie benodigd is in een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator, hetzij ten behoeve van de mediator zelf met het oog op zijn verweer, hetzij ten behoeve van een andere bij de mediation betrokkene ter onderbouwing van zijn klacht of aansprakelijkstelling;

(f) het in het kader van de mediation geblekene prijs dient te worden gegeven om dwingende redenen van openbare orde; of

(g) het de vaststellingsovereenkomst betreft, tenzij partijen hebben afgesproken dat een of meer onderdelen daarvan onder de geheimhouding valt.

Artikel 11 | Beperking van aansprakelijkheid

Het NAI, zijn bestuursleden en personeelsleden, de leden van zijn Raad van Advies, de mediator en de eventueel benoemde secretaris en eventuele andere door (een van) hen in deze zaak betrokken personen zijn noch contractueel noch buitencontractueel aansprakelijk voor eventuele schade door eigen of andermans handelen of nalaten of door gebruik van hulpzaken in of rond een mediation, een en ander tenzij en voor zover dwingend Nederlands recht aan exoneratie in de weg zou staan. Het NAI, zijn bestuursleden en personeelsleden zijn niet aansprakelijk voor de betaling van enig bedrag dat niet door het depot is gedekt.

Artikel 12 | Wijzigingen van dit reglement

Dit reglement kan slechts door het bestuur van de Stichting Nederlands Arbitrage Instituut gewijzigd worden. Ongeacht het tijdstip van inwerkingtreding van een wijziging, blijft op elke mediation uitsluitend die versie van dit reglement van toepassing die gold ten tijde van het tijdstip waarop de aanvraag door het secretariaat is ontvangen.

Artikel 13 | Verlenging van termijnen

De termijnen genoemd in de artikelen 3(4), 4(3), 5(4), 9(4) en 9(5) kunnen door het secretariaat, al dan niet op verzoek van één der partijen, verlengd worden.

Artikel 14 | Mededelingen

1. Verzoeken en mededelingen worden schriftelijk gedaan of bevestigd op de in dit artikel voorziene wijze.
2. Tenzij dit voor de verzender niet mogelijk is, zullen alle verzoeken, mededelingen en andere stukken aan het NAI uitsluitend elektronisch worden verzonden per e-mail naar het adres secretariaat@nai-nl.org of op een ander door het NAI op te geven adres.

3. Als tijdstip waarop een verzoek of mededeling door het NAI elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het verzoek of de mededeling een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het NAI verantwoordelijkheid draagt.
4. Het NAI zal een verzoek dat of een mededeling die tot een of meer geadresseerden is gericht elektronisch verzenden per e-mail indien de geadresseerde door opgave van zijn e-mailadres kenbaar heeft gemaakt dat hij daarvoor langs deze weg bereikbaar is.
5. Na de ondertekening van de mediationovereenkomst zenden de partijen hun verzoeken, mededelingen en andere stukken rechtstreeks aan de mediator.
6. Tenzij de mediator anders beslist, zullen, indien de partijen door opgave van hun e-mailadres kenbaar hebben gemaakt daarvoor langs deze weg bereikbaar te zijn, alle verzoeken, mededelingen of andere geschriften tussen de partijen en de mediator op elektronische wijze per e-mail worden verzonden.
7. Als tijdstip waarop een verzoek, mededeling of ander stuk door de mediator elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het verzoek, de mededeling en/of het andere stuk een syteem voor gegevensverwerking hebben bereikt waarvoor de mediator verantwoordelijkheid draagt.
8. Het tijdstip waarop een verzoek, mededeling of ander stuk door de mediator en/of het NAI elektronisch is verzonden geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor de mediator respectievelijk het NAI geen verantwoordelijkheid draagt.

Artikel 15 | Toepasselijk recht en geschillen

1. Op dit reglement en op al hetgeen uit kracht daarvan gebeurt, is Nederlands recht van toepassing. De vaststellings-overeenkomst zoals bedoeld in artikel 7(1) sub (a) zal worden beheerst door Nederlands recht, tenzij partijen anders overeenkomen.
2. Ten behoeve van de oplossing van elk geschil dat is of mocht ontstaan naar aanleiding van het onderhavige reglement, uit een mediationovereenkomst die daaruit voortvloeit, of uit nadere overeenkomsten die overigens in het kader van de mediation of naar aanleiding van het reglement gesloten mochten zijn zullen partijen, respectievelijk zal de meest gerede partij, een aanvraag voor mediation indienen bij het secretariaat van het NAI volgens het NAI Mediationreglement.

Artikel 16 | Vervanging van het NAI Minitragereglement

Met ingang van de dag van zijn vaststelling door het bestuur van het NAI treedt dit reglement in de plaats van het NAI Minitragereglement en gelden alle verwijzingen naar dat laatste reglement als verwijzingen naar dit reglement.

Appendices and Addenda

Appendix